Guide du visa étudiant au Japon : COE, démarches et travail

Pour étudier au Japon plus longtemps que dans le cadre d’un cours de courte durée, tu as besoin du statut de résidence « Étudiant ». La procédure suit toujours le même ordre : tu es accepté par une école, celle-ci demande pour toi un certificat d’éligibilité (COE), tu présentes le COE à une ambassade ou à un consulat japonais pour obtenir ton visa, puis tu reçois ta carte de résident à ton arrivée au Japon.

J’ai passé trois ans à Tokyo et étudié l’informatique à l’Université Waseda : j’ai donc suivi cette procédure moi-même. Dans ce guide, je t’explique chaque étape, les documents dont tu as besoin, les règles du travail à temps partiel et les démarches à faire après ton arrivée. Les règles changent : vérifie toujours les dernières informations auprès de ton école et de l’Agence des services de l’immigration du Japon.

Pour moi, toutes les démarches ont été bien plus simples que je ne l’imaginais. Entre mon admission à Waseda et l’obtention du visa dans mon passeport, il s’est écoulé environ un mois, et l’université m’a guidé à chaque étape pour les documents.

Faut-il un visa étudiant pour étudier au Japon ?

Tout dépend de la durée de tes études. De nombreux ressortissants, notamment suisses, européens, américains et australiens, peuvent entrer au Japon sans visa en tant que visiteurs temporaires pour une durée maximale de 90 jours. Ce statut permet de suivre un cours de langue de courte durée, mais pas de travailler, et il n’est pas prévu pour des études de longue durée.

• Cours de courte durée (quelques semaines) : souvent possible sans visa, en tant que visiteur ; vérifie les règles applicables à ta nationalité
• École de langue pendant 6 mois ou plus : visa étudiant nécessaire
• Diplôme universitaire, semestre d’échange ou recherches : visa étudiant nécessaire

Il n’est généralement pas possible de passer du statut de touriste à celui d’étudiant une fois au Japon. Pense donc à faire les démarches pour ton visa étudiant avant de partir.

Étape 1 : être admis dans un établissement

Seuls les établissements autorisés à accueillir des étudiants étrangers peuvent faire une demande de COE pour toi. Il s’agit notamment des universités, des écoles supérieures, des écoles professionnelles et des écoles de japonais agréées. Les universités proposent souvent leurs propres cursus en anglais et des sessions d’admission destinées aux étudiants étrangers. Si tu veux d’abord apprendre la langue, mon guide des écoles de japonais au Japon présente les coûts, les dates de rentrée et les critères pour choisir un établissement.

J’ai raconté les démarches de candidature dans mon guide des admissions AO à l’université Waseda, et je parle du cursus lui-même dans mon article sur le master en informatique à Waseda quand on est étranger.

Étape 2 : le certificat d’éligibilité (COE)

Le COE est un document délivré par les services japonais de l’immigration qui confirme que tu remplis les conditions requises pour obtenir le statut d’étudiant. Dans la plupart des cas, ton établissement en fait la demande pour toi auprès du bureau régional de l’immigration au Japon. Tu lui envoies les documents et il s’occupe de la demande.

Les documents généralement demandés sont notamment :

• Un formulaire de demande et une photo d’identité
• Une copie de ton passeport
• Une preuve d’admission ou d’inscription
• Tes relevés de notes et diplômes
• Une preuve que tu peux payer les frais de scolarité et de vie, par exemple des relevés bancaires, une attestation de bourse ou les documents d’un garant

Le traitement prend souvent entre un et trois mois. De nombreux établissements reçoivent désormais le COE au format électronique et peuvent te le transmettre par e-mail. Le COE est généralement valable trois mois : tu dois donc entrer au Japon pendant cette période.

Dans mon cas, rien n’a été compliqué et tout s’est déroulé très facilement. Le seul point à prévoir, c’est l’argent : j’ai financé mes études moi-même, et j’ai dû présenter environ 1,5 million de yens sur mon relevé bancaire pour prouver que je pouvais couvrir mes premières dépenses.

Étape 3 : demander le visa à l’ambassade

Avec ton COE, tu fais ta demande de visa étudiant à l’ambassade ou au consulat du Japon compétent pour ton lieu de résidence. En général, il te faut :

• Ton passeport
• Le formulaire de demande de visa
• Une photo d’identité
• Le COE (en original ou au format électronique, selon les exigences de l’ambassade)

Le traitement est généralement rapide et prend souvent quelques jours ouvrés. Consulte le site de ton ambassade pour connaître les exigences et les modalités de rendez-vous en vigueur, car elles varient d’un pays à l’autre.

Étape 4 : arriver au Japon et obtenir ta carte de résident

Dans les grands aéroports comme Narita, Haneda et Kansai, tu reçois ta carte de résident (carte zairyu) au contrôle de l’immigration à ton arrivée. C’est le document le plus important que tu auras au Japon. Tu dois toujours l’avoir sur toi.

À l’aéroport, tu peux aussi demander l’autorisation de travailler à temps partiel, ce qui t’évitera de retourner plus tard au bureau de l’immigration.

J’ai reçu ma carte de résident directement à l’aéroport. J’ai préféré demander l’autorisation de travailler plus tard au bureau de l’immigration, mais finalement, je ne m’en suis jamais servi.

Étape 5 : les démarches à faire après ton arrivée

• Déclarer ton adresse : dans les 14 jours suivant ton emménagement, auprès de la mairie ou de la mairie d’arrondissement de ton lieu de résidence
• Assurance maladie nationale : tu y adhères lors de la déclaration de ton adresse et elle couvre la plupart de tes frais médicaux
• Retraite : les étudiants peuvent demander un report des cotisations
• My Number : tu reçois ton numéro personnel et peux demander la carte My Number
• Compte bancaire et téléphone : pour les deux, on te demandera généralement ta carte de résident et ton adresse

Je détaille toutes ces démarches dans mon guide pratique des démarches pour s’installer à Tokyo.

Travailler à temps partiel avec un visa étudiant

Un visa étudiant ne t’autorise pas à travailler automatiquement. Tu dois obtenir l’« autorisation d’exercer une activité autre que celle autorisée » (shikakugai katsudo kyoka). Elle te permet de :

• Travailler jusqu’à 28 heures par semaine pendant le semestre
• Travailler généralement jusqu’à 8 heures par jour pendant les longues vacances officielles
• Ne pas travailler dans les établissements de divertissement pour adultes, même à temps partiel

Enfreindre ces règles peut te faire perdre ton statut et entraîner ton expulsion. Prends-les donc au sérieux. Le bureau des relations internationales de ton établissement peut répondre à tes questions.

Coût et renouvellement du visa

Le visa lui-même n’est pas le principal poste de dépense : ce sont les frais de scolarité, le loyer et la vie quotidienne. Le Japon s’attend à ce que tu prouves que tu peux financer tes études. Dans mon article sur le budget pour étudier à Tokyo, je détaille les coûts réels.

La durée de séjour est fixée par les services de l’immigration et dépend de ton programme. Si tes études durent plus longtemps que la période qui t’est accordée, tu dois demander une prolongation auprès du bureau de l’immigration avant son expiration, généralement en fournissant un certificat de scolarité et une preuve de ressources financières.

Je n’ai pas eu besoin de renouveler mon statut d’étudiant pendant mes études. Après avoir obtenu mon diplôme, je suis passé à un visa de travail, sous le statut de professionnel hautement qualifié, et mon entreprise s’est occupée de toute la demande. Un point utile à savoir : si tu demandes un changement de statut ou une prolongation avant l’expiration de ton statut actuel, tu peux rester au Japon pendant le traitement de ta demande par les services de l’immigration, même si la date d’expiration initiale est dépassée entre-temps. Cette autorisation vaut jusqu’à la décision ou pendant deux mois après la date d’expiration, selon ce qui arrive en premier.

Mon conseil pour te rendre au bureau de l’immigration : prévois la journée entière. L’administration japonaise prend son temps, alors apporte tous tes documents, des copies de chacun d’eux et de quoi t’occuper pendant l’attente.

Questions fréquentes

Pour finir

Le visa étudiant japonais peut sembler compliqué, mais ton école s’occupe de la majeure partie des démarches. Fais-toi accepter, prépare soigneusement tes documents et prévois suffisamment de temps. Pour en savoir plus sur la vie une fois sur place, lis mon guide sur le coût de la vie à Tokyo.